Das Budget ist eine Verpflichtung!

von Urs Mantel

Jeder Manager, Geschäftsführer oder Verwaltungsrat hat so seine Erfahrungen mit Budgets gemacht. Meine Erkenntnisse daraus sind nachstehend zusammengefasst.

1.    Das Budget als Spiegel von gelebten Werten in einem Unternehmen

Sind in einem Unternehmen zum Beispiel Werte wie Vorsicht, Risikobegrenzung, Bodenständigkeit und Verbindlichkeit etc. wichtig, so wird man konservative Budgets vorfinden, die in der Regel auch erreicht werden.

Genau umgekehrt ist es, wenn Werte wie Wachstum, Vorwärtsmachen, Optimismus und Wünschbares sowie hohe Marktanteile im Vordergrund stehen und prägend sind.

2.    Der Schweinezyklus der Budgetierung

Der Schweinezyklus ist ein Paradebeispiel aus der Volkswirtschaft über prozyklisches Handeln. Steigen die Preise, wird die Produktion von Schweinen ausgeweitet, bis der Preis wieder zusammenbricht. Dann wird die Produktion wieder zurückgefahren. Die nachstehende Grafik zeigt diesen Prozess.

Der klassische Schweinezyklus

Der klassische Schweinezyklus

 

Bei der Budgetierung sieht der einjährige Schweinezyklus wie folgt aus.

basis-coaching-umc-2013-01-08Motivierend? Nein, sondern demotivierend! Denn die Kosten sind permanent zu hoch eingestellt und die Ergebnisse zumindest nicht befriedigend. Solche Budgets im Schweinezyklus habe ich bei allen Sanierungs- und Turnaroundfällen gesehen.

Meine erste Frage ist darum: „Zeigen Sie mir für die letzten fünf Jahre die Budgets und die Ergebnisse dazu.“ Danach weiss ich schon vieles (siehe auch Punkt 1 vorne).

3.    Das Investitionsbudget als Wunschkonzert

Lässt man sich im Rahmen des Budgetprozesses die Investitionen bottom up zusammenstellen, so kommt in der Regel eine Wunschliste zusammen, die jenseits von betriebswirtschaftlicher Realität und Finanzierbarkeit angesiedelt ist. Das Resultat solcher Prozesse sehen Sie zum Beispiel auch an den hauchvergoldeten Feuerwehrautos in Schweizer Gemeinden oder – wenn man nicht aufpasst – an den individuell programmierten Funktionalitäten in Standardsoftwares: Wunschkonzerte. Deshalb nachstehenden Punkt 4 beachten.

4.   Top down und bottom up Ansatz

Top down

Top down werden Ziele und Budgetvorgaben erarbeitet, z.B:
– Realistische qualitative Ziele (welche Zustände sind zu erreichen)
– Quantitative Ziele wie:
– Umsatzvorgabe
– Bruttomargenvorgabe
– Personalkostenvorgabe
– EBITDA-Vorgabe
– Investitionsrahmen

Realistische Budgetierer berücksichtigen bei der Festlegung der Zielhöhe den nachstehenden    Punkt 8.

Bottom up

– Quantitative / qualitative Ziele auf tieferer Stufe abgeleitet aus den übergeordneten Zielen
– Detailbudgets

Die Budgets sind so zu erarbeiten, dass sie kumuliert den top down Rahmen einhalten.

5.   Anreizsysteme

Anreizsysteme haben ihre eigene Dynamik und können Budgets allenfalls unterlaufen. Viele Unternehmen zahlen für das Erreichen von Zielen variable Vergütungen. Diese müssen nicht zwingend budgetkonform sein und können diesbezüglich durchaus quer laufen.

Ich empfehle deshalb: KMUs zurück zum Fixlohn. Diesbezügliche Ausführungen finden Sie hier.

6.   Budgetpolitik auf allen Stufen

Es geht dabei um Aspekte wie „gut dastehen wollen“, „sein Image pflegen“ oder „sein persönliches Portmonee optimieren“. Gerade im Zusammenhang mit variabler Entlöhnung (siehe oben) ist dieser Effekt zu beobachten. Mitarbeitende sind nicht doof. Sie antizipieren das Budgetritual zu ihren Gunsten. Das wiederum hat zur Folge, dass dieser Effekt auch von Budgetprozessownern berücksichtigt werden muss.

7.   Machen Sie schlanke Budgets oder schaffen sie es ab (Beyond-Budgeting)

Versuchen Sie, mit sinnvollem Aufwand ein Budget zu erstellen. Machen Sie keine aufwändigen Budgetrevisionen, sondern arbeiten Sie mit Forcasts auf Ende Jahr, zum Beispiel jedes Quartal oder jedes Tertial.

Investieren Sie die Ressourcen in ein top Controlling als effizienter Managementsupport.

Prüfen Sie eine Abschaffung des Budgets (Beyond-Budgeting).

8.   Zusammenfassung

Grundsatz: ein Budget ist eine Verpflichtung! In drei von vier Jahren muss das Budget erreicht werden. 

Ein Budget erfüllt dann seinen Zweck, wenn das Management mit einem echten Commitment dahinter steht und wenn es meist auch erreicht wird. Das heisst, dass das Budget mit einer Wahrscheinlichkeit von ca. 75% erreicht werden muss. In drei von vier Geschäftsjahren muss eine Firma ihr Budget somit erreichen.

Sofern die Budgetperformance tiefer ist, arbeiten Sie auch an den Werten, welche der Budgeterreichung resp. Der Erstellung von realistischen Budgets entgegenstehen.

Über die Wirksamkeit von Methoden zur Rekrutierung von Personal

von Urs Mantel

Kluge Personalrekrutierung ist eine strategische Schlüsselfähigkeit. Die Wissenschaft hat viele Studien gemacht um herauszufinden, welche Rekrutierungsmethoden welchen Anteil an der Job-Leistungsfähigkeit eines Bewerbers voraussagen können (Quelle: Laszlo Bock, „Work Rules“).

1. Unstrukturierte Interviews: 14%
2. Referenzauskünfte:  7%
3. Vorhandene Arbeitserfahrung des Bewerbers:  3%
4. Test mit konkreten Arbeitsproben aus der angebotenen Stelle: 29%
5. Test über die generellen kognitiven Fähigkeiten: 26%
6. Strukturierte Interviews: 26%
7. Test über die kognitiven Fähigkeiten plus strukturiertes Interview: 36%

Strukturierte Interviews sind etwas aufwändig zu erstellen, da sie nur rollenbezogen Sinn machen. Eine Einführung dazu finden Sie hier: (http://www.jetter-management.ch/_data/docs/Checkliste_fuer_Strukturierte_Einstellungsinterviews.pdf?PHPSESSID=4bbc0b3621a4e7b6463aec1a24bf3133).

Google evaluiert zusätzlich das Kriterium „Gewissenhaftigkeit“ eines Kandidaten und meint damit die Eigenschaft eines Kandidaten, eine Aufgabe zügig und solange zu bearbeiten, bis ein gutes Ergebnis vorliegt. Bei Führungskräften ist zudem die Führungsfähigkeit zu evaluieren.
Aufgrund der obigen Ausführungen kann man gute Resultate bei der Personalrekrutierung erwarten beim Einsatz von kombinierten Methoden.

Strukturiertes Interview + Arbeitsproben + Test kognitive Fähigkeiten
+ Gewissenhaftigkeit + (Ev. Führungsfähigkeit)

Investieren Sie genügend Zeit in die Rekrutierung? Gehen Sie professionell vor?
Es lohnt sich! Die richtige Person am richtigen Platz kommt weit vor Weiterbildung und Persönlichkeitsentwicklung.

Einschlafritual für gestresste Manager

von Urs Mantel

Einleitung
Gemäss einer Studie der Max Grundig Klinik in Bühl leiden 60 % der Führungskräfte unter Schlafstörungen. Schlecht schlafen führt zu Konzentrationsstörungen bei der Arbeit und kann zu psychischen Erkrankungen führen.
Nach einem arbeitsintensiven Tag ist gutes Durchschlafen zur Regenerierung entscheidend. Leider will dies aber nicht immer klappen. Sicher ist es Ihnen auch schon passiert, dass Sie entweder nicht einschlafen können oder mitten in der Nacht wieder aufwachen. Und warum passiert das? Der Verstand geht bestimmte Ereignisse des abgelaufenen Tages durch oder es plagen uns noch nicht harmonisierte zwischenmenschliche Konflikte vom Vortag. Wertvolle Schlaf- und damit Erholungszeit geht verloren. Die Frage ist, wie man die Ereignisse, die durch den Kopf schwirren, loslassen und somit einschlafen kann.
Seit Jahren praktiziere ich in solchen Situationen ein Einschlafritual, das praktisch immer funktioniert. Dazu braucht es vier Schritte.
1. Ich werde mir bewusst, dass mich mein Verstand beherrscht (es denkt mich, wie der deutsche Psychologe Jens Corssen sagen würde). Ist mir das bewusst, kann ich die Entscheidung fällen, dass ich jetzt einschlafen will.
2. Das Einschlafritual machen, das letztlich ein Entspannungsritual ist (siehe weiter unten).
3. Den Einschlafbefehl geben (siehe weiter unten).
4. Die Einschlafposition einnehmen und einschlafen.

Das Einschlafritual
Legen Sie sich auf den Rücken, Beine gestreckt, die Arme liegen links und rechts neben dem Körper.
Atmen Sie 10 Mal ruhig ein und aus und sagen Sie dabei zu sich: „Ich bin ruhig und entspannt.“ konzentrieren Sie Ihre Gedanken auf das Atmen.
Nun sind wir bereit, den gesamten Körper Schritt für Schritt zu entspannen. Wir arbeiten uns langsam von den Füssen bis zum Kopf hoch. In Gedanken tippen wir die Körperteile an und sagen dann: „Meine Füsse sind entspannt, meine Waden sind entspannt, meine Knie sind entspannt, meine Oberschenkel sind entspannt, meine Hüften sind entspannt.“ Sie können das für beide Beine einzeln machen oder mit etwas Übung wird es Ihnen gelingen, beide Beine parallel zu entspannen.
Jetzt kommen die Arme dran: „Meine Hand ist entspannt, … Sie arbeiten sich nun nach oben bis zu … meine Schultergelenke sind entspannt.“
Nun ist der Rumpf dran und Sie arbeiten sich schrittweise nach oben vom Dickdarm über den Dünndarm zu Leber, Magen, zur Lunge, zum Herzen und zum Hals. Sie entspannen jedes einzelne Organ.
Nun ist der Kopf dran: „Meine Zunge ist entspannt, mein Unterkiefer ist entspannt, meine Nase ist entspannt, meine Augen sind entspannt.“ Hier würde ich sehr lange verweilen, sagen Sie diesen Satz etwa 10 Mal bis Sie wirklich spüren, dass die Augen auch wirklich entspannt sind.
Beim Gehirn gehe ich wie folgt vor. Ich beginne bei der Stirn und arbeite mich in ca. fünf Schritten bis zum Hinterkopf vor.
So, jetzt versuchen wir, den ganzen Körper einen Augenblick zu spüren, wie er auf dem Bett liegt und wie alles ist entspannt.

Der Einschlafbefehl
Der Geist beherrscht den Körper. Deshalb kann man seinem Körper den Befehl geben, einzuschlafen. In diesem Fall mache ich das wie folgt: „Urs, ich befehle Dir, in fünf Minuten bist Du eingeschlafen.“ Diesen Satz wiederhole ich fünf Mal.

Die Schlafposition einnehmen
Ich schlafe in der Seitenlage ein, also drehe ich mich in diese Position. Dabei bleibe ich entspannt und richte meine Aufmerksamkeit auf meinen Körper, damit ich ihn als Gesamtes spüren kann. Nun kann es sein, dass es Sie wieder denkt und Gedanken auftauchen und Sie ablenken. Nehmen Sie diesen Vorgang bewusst wahr und gehen Sie auf die Körperwahrnehmung zurück. Schon bald kommen die Sandmännchen…..

Rituale entstehen durch Wiederholung
Je mehr Sie das Einschlafritual anwenden, desto höher wird die Erfolgsquote. Also bleiben Sie dran!